SEKAYU, fornews.co – Akan diterapkan di seluruh Perangkat Daerah, Pemkab Musi Banyuasin (Muba) lakukan rapat pengenalan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di ruang rapat Serasan Sekate, Jumat (01/11).
Rapat dipimpin Asisten Bidang Administrasi Umum H Ibnu Sa’ad. Ibnu mengatakan, penerapan aplikasi tersebut sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE), yang menyatakan setiap instansi baik pusat maupun daerah diminta untuk mempersiapkan segala sesuatu untuk mendukung terlaksananya SPBE tersebut.
Untuk itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bekerjasama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Muba bermaksud menindaklanjuti PP tersebut dengan menerapkan aplikasi SIKD dalam proses surat menyurat dan naskah dinas lainnya.
“Pada prinsipnya kita mendukung apa yang akan dilakukan oleh DPK dan Dinkominfo Muba terkait penerapan SIKD terhadap seluruh perangkat daerah di jajaran Pemkab Muba. Namun kami minta persiapkan segala sesuatunya sebelum hal tersebut dilaksanakan. Persiapkan dengan matang, lakukan koordinasi dan konsultasi dengan pihak terkait lainnya seperti pihak ANRI dan Mahkamah Konstitusi RI,” ujarnya.
Ibnu mengimbau kepada semua kepala perangkat daerah Muba untuk mendukung penerapan aplikasi ini dalam proses surat menyurat dan naskah dinas lainnya.
“Dan tahun depan kami perintahkan semua Perangkat Daerah mulai menggunakan tanda tangan digital terhadap seluruh produk naskah dinas Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin,” imbau Ibnu.
Kepala DPK Muba Yohanes Yubhar mengatakan, berdasarkan peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 tahun 2009 tentang aplikasi SIKD dan Sistem Informasi Kearsipan Statis, pihak ANRI telah menyiapkan aplikasi untuk mempermudah dalam proses surat menyurat dan tata naskah dinas serta kearsipan.
“Selain ANRI, aplikasi ini sudah digunakan oleh Mahkamah Konstitusi RI, yang mana saat ini menjadi yang terbaik dalam menggunakan aplikasi SIKD. Hasil studi ke MK kami melihat bahwa proses surat masuk, disposisi, pembuatan surat atau naskah dinas lainnya dan penandatanganan surat atau naskah lainnya semua diselenggarakan secara elektronik. Dalam 3 tahun terakhir MK sudah sangat berkurang dalam penggunaan kertas (paperless),” terang Yohanes.
“Aplikasi ini juga sudah kami uji coba bersama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika namun hanya terbatas pada surat masuk terlebih dahulu, belum sampai pada tahap tanda tangan digital,” imbuhnya.
Lebih lanjut ia mengatakan DPK dan Dinkominfo Muba dengan didukung oleh pihak ANRI dan MK RI mengusulkan kepada Bupati Muba agar dapat memanfaatkan aplikasi SIKD ini dalam proses persuratan dan naskah dinas lainnya di lingkungan Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin.
Dengan beberapa pertimbangan di antaranya aplikasi gratis diberikan oleh pihak ANRI dan bersifat open source artinya aplikasi dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing instansi, kemudian sudah teruji dan berhasil serta terbukti sudah diterapkan oleh salah satunya MK yang sudah sangat baik dan banyak pengembangan pada aplikasi tersebut.
Selanjutnya menghemat dalam penggunaan kertas dan alat tulis kantor lainnya, mudah untuk diaplikasikan dimana saja dan kapan saja tanpa mengenal waktu dan tempat, arsip menjadi tertata dengan baik dan mudah untuk ditelusuri kembali karena data atau dokumen tersimpan secara elektronik, dan manfaat aplikasi SIKD dari awal perencanaan atau pembuatan naskah, memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan, memudahkan aksesibilitas serta menjamin akuntabilitas, menuju paperless society juga menghemat ruangan atau sarana prasarana dan dapat meningkatkan pelayanan umum.
“Untuk tahap awal kita masih menggunakan tanda tangan seperti biasa, namun ke depannya kita akan menerapkan tanda tangan secara digital untuk semua perangkat daerah sambil kita melakukan persiapan ke arah sana,” ucap Yohanes.
Sementara itu, Sekretaris Dinkominfo Muba Dicky Meiriando mengatakan, Aplikasi SIKD memang sangat bermanfaat dan membantu tugas perangkat daerah dalam kearsipan dan surat menyurat. Terkait penerapannya, Dinkominfo Muba telah memiliki server dan jaringan yang masih bisa digunakan.
“Tim IT kita sudah menghubungi Tim IT ANRI bahwa kita sudah siap, tinggal dukungan dan kesiapan dari perangkat daerah masing-masing,” tuturnya.
Pada kesempatan ini dilakukan juga pemberian penghargaan kepada Perangkat Daerah dengan Unit Pengelola terbaik dari penilaian internal Pemkab Muba. Untuk terbaik pertama adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, selanjutnya berurutan ada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas Komunikasi dan Informatika, Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, dan Inspektorat.
Kemudian penghargaan Kearsipan Terbaik diberikan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Muba sebagai terbaik pertama, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Inspektorat, Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah, Dinas Lingkungan Hidup, dan Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah. Selanjutnya untuk kecamatan terbaik dalam mengelola Unit Kearsipan adalah Kecamatan Batanghari Leko. (ije)
